新型コロナウイルスの影響で在宅勤務も増え、Web会議・テレビ会議をすることになったという人も多いのではないでしょうか。かくいう私も早速やってみました。今回は、実際にやってみて分かったメリットを私なりに書いてみたいと思います。
Web会議・テレビ会議のメリット
離れていても参加できる
まずこのポイントははずせないでしょう。わざわざ1つの場所に集まらなくても参加できる。これが最大のメリットといえるでしょう。会社でいえば、支社との連絡会議などでその効果が強く実感できるでしょう。また、子育てなどで家から参加する必要がある人にも効果的で、多様な働き方を推進することにもつながります。
私も実際にやってみて、想像以上にこのメリットは大きいと感じました。私がやったときには、出張に出ている社員に参加してもらう必要があり、Web会議でさくっと参加してもらうことができました。
また、働き方としてはあまり望ましくありませんが、休みをとっている人にどうしても参加してもらう必要があり、在宅で短時間参加してもらうことができました。これもWeb会議ならではのメリットです。
さらに、遠方で普段なかなかコミュニケーションをとることができない人とも、気軽に会議を行うことができます。離れた社員間のコミュニケーションを促進するという点でもメリットが大きいですね。
意思決定が迅速にできる
Web会議を使えると、会議の日程の調整が通常よりもやりやすくなります。
先ほどあげた例のように、「出張に出ている人に会議に参加してもらわないといけない」というような状況のとき、これまでであれば、その人が次に出社する日まで会議を設けることができませんでした。しかし、Web会議で出張先でも会議に参加できれば、会議設定できる候補日がひろがります。
特に意思決定者が出張や休みのときに、とても有効だと感じました。先日も「上司がいないから、会議をしても決定ができない。でも急務の問題だから、早く会議を行いたい」という状況がありました。今までであれば、上司の出勤日まで待つか、上司がいない中で議論をして上司に決定を仰ぐところですが、Web会議で上司にも参加してもらうことで、問題に一早く対処することができました。これはビジネスチャンスを逃さないという意味でも重要ですし、災害などの非常時に迅速に意思決定しなければいけないようなときにも、非常に重要なことだと思います。
コストを削減できる
1つの場所に集まる従来の会議では、当然、その場に行くための費用がかかります。通常のオフィスであれば、みんな定期券があるので問題にはなりませんが、支社などから参加してもらうときには、そのためだけに経費がかかります。
今回、ある会議を開催するのに、大阪から東京への参加者が必要で、それをWeb会議に切り替えたらどうなるか試算する機会がありました。
1回の会議で、新大阪→東京で13,870円ですから、往復で27,740円。交通費だけでも相当な額です。
しかしこれだけではありません。宿泊があれば宿泊費として1泊約12000円くらい。出張日当が出ればさらに数千円プラスに。
さらに、移動時間の人件費を考えると、時給2000円だとして往復5時間で10,000円。すべて合わせると55,000円ほどになってきます。
たった1回の会議、しかも1人だけでこの額ですから、定期的に支社長会議などがあれば年間で相当な額になります。当然、Web会議導入のためのコストはかかりますが、それを差し引いても相当なメリットがあることが分かります。あらためて自分で試算をしてみて、そのメリットの大きさに気付かされました。
なんか楽しい！
メリットというほどではありませんが、通常の会議とは異なる環境で行う会議が、新鮮な刺激になって楽しく感じられました。また、新しいテクノロジーを使って会議していることに「イケてる感」を感じることができます（笑）。Web会議独特のトラブル（背景に変なものが映ってしまうなど）も、場を盛り上げてくれます。通常の会議ができるようになっても、たまにWeb会議を挟むのも面白いかなと思いました。
まとめ
これまでもやってみたいと思っていたWeb会議ですが、実際にやってみると、やはりメリットをたくさん感じることができました。デメリットもいろいろとあるので、それについてはまた別記事で書きたいと思います。
まだ、Web会議に挑戦していない方、ぜひやってみてください！