こちらの記事↓では、Web会議・テレビ会議のメリットについて書いてみました。たくさんのメリットがある一方で、やはり使いづらい点や気をつけるべきも存在するもの。今回は、私なりに感じた注意点を書いてみたいと思います。
Web会議・テレビ会議の注意点5つ
ホワイトボードをうまく使いこなす
議論をするときには、ホワイトボードを使って書き出していくのが大切。このことについては、他の記事でも述べてきました。
Web会議のアプリでも、ホワイトボードを使うことができるものはあります。しかし、マウスなどを使って、PC上のホワイトボードに書き込んでいく作業はなかなか容易ではありません。ノートPCを使っている場合など、スペースとしても限られているので、多くの情報はかけないという面もあります。慣れの問題もあるかもしれませんが、ホワイトボードについてはアナログのほうが使いやすいと感じました。
これを解消するには、ペンタブレットを使うことが考えられます。また、ホワイトボード機能は諦め、メモ機能やチャット機能を使って、打ち込んでいくのも使いやすいです。
相づちを打つようにする
普段の会議であれば、誰かが発言を始めれば、他の参加者はその人のほうを向いて話を聞くと思いますが、Web会議ではこれがやりづらい。PCの画面やWebカメラに向かっているだけなので、特定の人に対して視線を向けるという行為がしづらいのです。発言しているほうとしては、視線がないので、みんなが聞いてくれているのかどうかがよく分かりません。
相手の反応が得られないと、発言者は不安になってしまいます。結果として、発言が出にくい会議になる可能性があります。
「発言が始まったら、適宜相づちを打つようにする」といったルールを事前に設けておくことが必要でしょう。
疎外感を与えないようにする
「会社の会議室にメイン会場があり、何人かがオンラインで自宅から参加している。」そんな形式のweb会議も多いでしょう。このとき、メイン会場のほうは、すぐ近くに参加者がいてコミュニケーションが密にとれ、視線もメイン会場内の参加者どうしに向きがちです。
こうなると、オンラインで外から参加している参加者は、どうしても疎外感を感じてしまいます。メイン会場で進んでいる議論を傍観する、という感じになりやすいのです。
そこで、できるだけオンラインの人たちに「今の議論についてどうですか？」と話をふってあげることが大切です。オンラインの人たちも「同じ場に参加している」という意識をもてるようにするように気をつけましょう。
一番よいのは、PCの近くに大きなディスプレイを置き、そこにweb会議の画面を表示し、その画面を見ながら議論する方法です。こうすると、メイン会場の人も視線がディスプレイのほうに向くので、自然とPCのカメラに視線が向きます。会議室内の参加者どうしで視線がかわされるという状況も少なくなるので、外部の参加者の疎外感を軽減することができます。画面にホワイトボードを表示すれば、なおよいですね。
必要ないアプリ、書類などは閉じる
在宅でWeb会議に参加する場合などは、まわりに会社の人がいないため、ついついリラックスしすぎてしまいがちです。会議中にも関わらず、手元にあるスマホのLINEのメッセージを見てしまうなど、会議と関係のない行動をしてしまいがちです。
しかし、それを画面で見ている側からすると、会議に集中していないことがありありと伝わってきてしまい、非常に印象が悪いです。会議に関係ないものはいったん脇においておきましょう。スマホや私物のものを片付けるのはもちろん、PC上のメールソフトなども関係なければ閉じておくようにしましょう。
事前に機材チェックする
Web会議は、PCなどの機材を使って行うので、当然機材トラブルが起こります。「映像が映らない」「音がでない」「声が小さい」などなど。事前にしっかりとチェックをして、問題を解決しておくことが大切です。できれば会議実施日の1日前までに、テストとして接続してみてみるとよいでしょう。また、よくあるトラブルをまとめて、社内でマニュアル化しておくのもよいでしょう。
まとめ
便利でメリットも多いWeb会議。今後もますます使用する機会は増えていくでしょう。普段の会議との違いをしっかりと把握し、効率的で気持ちのいい会議ができるようにしましょう。