参加者の発言を引き出すには? - 会議の司会は「待つ」!

会議の進め方
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参加者からいろいろな意見を出してもらいたいのに、司会や議長が話すだけで、参加者がずっとだまっている。そんなことはありませんか? 今回は司会や議長のスタンスについて考えてみましょう。

頑張りすぎてしまう会議の司会

会議の司会を任せられると、なんとか会議が活発になるように、一生懸命頑張ろうとしますよね。特に、参加者から意見が出ずに場が沈黙してしまうと、あせってしまいます。

そんなとき、司会は往々にして、自分自身がしゃべってしまいがちです。

(ま、まずい。誰も意見を言ってくれない…)1つ目の議題については、前回の会議で○○と□□という意見が出されました。○○については~で、□□については~ではないかと思いますので、○○にしてはどうかと思いますが、どうでしょうか?

必死に会議を進めようと、このように司会がしゃべってしまうと、参加者は、「司会がまとめてくれるから、黙って聞いていればいいや。早く終わってほしいしな。」といったように、意識しているしていないに関わらず、このような心持ちになってしまいます。司会が頑張ってしゃべればしゃべるほど、参加者はしゃべらなくなるのです。

司会は「待つ」勇気をもとう

会議が沈黙状態であっても、参加者が何も考えていないとは限りません。一生懸命アイデアを考えていたり、意見はあるけれど勇気が出せずに言えないでいたり。沈黙の中にも活発な会議は存在するのです。

にも関わらず、沈黙を恐れた司会がどんどんとしゃべってしまうと、参加者はどんどんひいてしまいます。沈黙を恐れず、司会は参加者の発言を「待つ」勇気をもつことが大切なのです。

もちろん、まったく何も言わずにただただ沈黙状態を5分も10分も続けていくわけにはいきません。場の空気も悪くなってしまいます。参加者をよく観察して、意見を言いたそうにしている人に振ってみたり、切り込み隊長として誰かに発言してもらったりすることはしてもよいでしょう。しかしその場合も、司会はあれこれ言わず、端的に話を振るように心がけます。

会議の冒頭でしゃべりすぎないようにしよう

それでは本日の会議を始めます。まず議題の1つ目ですが、現在の売上状況としましては~となっており、これに対して競合他社では……(中略)……というわけで、新しい製品の企画を考えたいわけですが、事前にいただいている書類では、○○と□□があがっており、……(中略)……。これを踏まえて、いかがでしょうか。

会議の冒頭では、このように司会が議題の趣旨や関連する情報を説明することもあるでしょう。いきなり何もなしに「では始めます。意見はありませんか?」では、体裁も悪いですし、「何も準備していない司会」という感じがします。

しかし一方で、冒頭から誰かが長々としゃべるのは、他の参加者のやる気を一気に下げる危険な行為です。特に会議の冒頭であるからこそ、参加者の参加意識を高めなくてはいけません。会議の目的について簡単に説明したあと、周辺の情報は資料に任せたり、他の参加者に説明させたりと、できる限り冒頭は手短にすることが大切です。

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まとめ

今回は、会議の司会が参加者の発言を「待つ」ことの重要性について考えました。極端に言えば、司会が一言もしゃべらずに参加者どうしの議論で会議が活発に進行し、結論がまとまる、それが理想の形です。常に「しゃべりすぎていないかな」と自分自身をモニタリングしながら、進行していきましょう。