会議の目的は3つだけ? 目的に応じて適切な会議を行おう

会議の進め方
この記事は約4分で読めます。
スポンサーリンク

みなさんが行っている会議には、いろいろな種類のものがありますよね。「上層部の決定事項を伝達する会議」「新しい企画を生み出す会議」「クレームへの対応を検討する会議」などなど。今回は、こうした会議を、会議の「目的」という観点から考えてみましょう。

会議は目的によって分類できる

会議にはいろいろな種類のものがあります。これらを「目的」という観点から分類しておくと、その会議に応じた手法を用いたり、段取りを組んだりすることができるため、とても便利です。

分け方の例として、以下のように3つに分類する考え方があります。

  1. 情報共有を目的とする会議
  2. アイデアを出し合うことを目的とする会議
  3. 意思決定することを目的とする会議

先ほどの例で言えば「上層部の決定事項を伝達する会議」は1.の情報共有の会議に当たります。他にも、「各部署の現状を報告し合う会議」「今後の作業内容を連絡する会議」などもこれに当たります。

2.のアイデアを出し合う会議は、先ほどの例では「新しい企画を生み出す会議」になります。3.の意思決定の会議は、先ほどの「クレームへの対応を検討する会議」の他に、「各部の予算を承認するかどうか決定する会議」「プロジェクトのスケジュールを作成する会議」などが当てはまります。

3つの目的に応じた会議の進め方

それでは、上の3つのタイプの会議について、それぞれに適した進め方や注意点を考えてみましょう。

情報共有のための会議

情報共有の会議は、議論を行うということではなく、担当者が報告、連絡するという形が主になります。したがって、往々にして1人だけが話をして、他の人は聞いているだけ、という形になりがちです。参加者も「自分たちは聞くだけ」という意識になりがちで、退屈な会議の典型とも言えます。

そこで、情報共有の会議を効率化するには、以下のことに気をつけましょう。

  • 資料の配布で済むものは、資料に任せる。重要事項だけおさえるようにする。
  • 参加者からの質問を促すようにし、情報共有にヌケやモレ、勘違いがないようにする。
  • 日常的にメールなどでコミュニケーションを取り、情報共有の会議自体を少なくする

特に3つ目のポイントが重要です。日頃からコミュニケーションを密にとっていれば、会議を減らせるというだけでなく、チームワークを高めることにもつながります。

アイデアを出し合うことを目的とする会議

アイデアを出し合う会議は、会議の中でも最もクリエイティブなもので、他のものに比べて楽しく進めていくことができるでしょう。

このタイプの会議で最も頭を悩ませるのが、参加者から意見が出されないということ。そこで、以下のような点に配慮しましょう。

  • ブレインストーミングの形式で会議を行う
  • アイスブレイクを行い、参加者の緊張をほぐす
  • 司会が適宜話を振ったり、問いかけたりする

それぞれについては、別の記事で詳しく紹介していきますので、合わせてご覧ください。

意見が活発に出る会議にするには? - アイスブレイクをしよう
初対面の人どうしの会議の場合や、ふだん交流の少ない他部署の人との会議では、参加者の間に緊張感があり、なかなか活発な会議にはなりません。そうしたときには、議論を始める前に、緊張をほぐすためのアイスブレイクを行うことが有効です。アイス...
〔BookReview〕『アイスブレイク入門』今村光章
今回は、アイスブレイクの基本から具体的な活動例までを丁寧に解説した、今村光章さんの『アイスブレイク入門』をご紹介します。会議におけるアイスブレイクの必要性については、こちらの記事でも紹介していますので、合わせてご覧ください!どんな本...
どう問いかければ発言を引き出せる? - 会議の司会が使う問いかけ例5パターン
会議がうまくいかないときの悩みの代表例が、「特定の人ばかりが発言していて、他の参加者は黙っている」というものではないでしょうか。みんなで意見を交換するからこそ会議の意味があるのに、それではただの独演会ですよね。今回は、そうしたときに、他の...

意思決定をする会議

日常的には、このタイプの会議が一番多いかもしれません。大小様々あるとは思いますが、仕事上の問題は日々発生します。それをどう解決するか意思決定する機会は、毎日のようにあるといってもよいでしょう。

このタイプの難しい点は、問題解決の糸口をどう見出していくか、参加者の議論をどうまとめて結論を出すか、といったところでしょう。なかなか一筋縄ではいかないこともありますが、以下のような点に注意してみましょう。

  • 議論をホワイトボードに書き出して見える化する
  • 議論を細分化して整理する
  • アイデアを出し合う会議と同様、参加者が発言しやすい場をつくる

こちらも、それぞれの項目については、別記事で詳しく書いています。ぜひご覧ください。

議論を書けば会議が見える! - 会議でホワイトボードを活用する4つのメリット
皆さんの会社でも、会議室にホワイトボードがあるというところは多いのではないでしょうか。そのホワイトボード、せっかくあるのに使っていない、ということはありませんか。今回は、会議の議論を「書く」ことについて考えてみましょう。議論を「書...
会議が迷路に陥らないためには?-議論を細分化して整理しよう!
議論を行っていると、発言が入り乱れて、段々と頭が混乱してくることがありますよね。そんなときには、議論している内容を細かく分けて整理していくことが有効です。会議が混迷するのはどうして?何かを決めるために議論をしていると、それに...

1つの会議が、3つのタイプの順に進むことも

ここまで、会議を3つのタイプに分けて見てきましたが、実際には1つの会議がこの中の1つだけに当てはまるのではなく、1つの会議の中にいろいろなタイプが混在することもあります。

例えば、新しい商品企画を考える会議があったとします。大きな枠で捉えれば、先ほどの「アイデアを出し合う会議」と言える会議です。しかし実際には、まずはじめに現行製品の売上やユーザーからの評価を共有するところから始まるかもしれません。この段階は、「情報共有の会議」ですね。

そして、「アイデアを出し合う会議」を行った後、アイデアの中から1つに絞る段階があったとします。ここは「意思決定の会議」になります。

このように、1つの会議の中で、3種類のタイプが順番に現れることもあります。それぞれの段階で頭を切り替え、先ほどの注意点をふまえて、どの段階にどんな注意をすべきか考えながら、会議をスムーズに展開しましょう。

まとめ

今回は会議を目的から分類し、注意点を整理してみました。実際に会議を行う際も、このどのタイプに当たるかに気をつけると、注意すべき点がはっきりとしてきます。会議を始める前に、まず考えるようにしましょう。