皆さんはふだん、会議を何時からおこなっていますか？
午前中から開催される場合もあれば、お昼のあとに開催される場合など、いろいろありますよね。
では、「効率的な会議をおこなう」という観点から考えたとき、会議はいつ開催するのがよいのでしょうか。
今回は、会議の開催時間について考えてみましょう。
創造的な会議は午前中におこなう！
「午前中は疲れがたまっておらず、睡眠をとったあとのスッキリした頭で仕事をすることができる」
皆さんの中にも、こんなことを聞いたことがある人もいるのではないでしょうか。
一般的に、午前中は頭がスッキリしていて、創造的な仕事や難しい仕事をするのに適していると言われます。
ですので、「出勤したらメールをとにかく全部処理していく」といった仕事の仕方は、実はあまりよくないと言われています。
企画書をつくる、現在の事業の分析をする、など創造的な仕事をしてみましょう。夕方にやるよりも、数段早く終わらせることができます。
これを踏まえると、「新商品の企画を考える」といったような創造的な会議の場合は、午前中におこなったほうがよいと考えられます。
参加者の頭がスッキリした状態で会議をおこなうと、効率的にアイデアを出し合うことができるでしょう。
お昼休憩の時間が決まっている職場も多いと思いますが、それまでに終わらせなければいけないという制限がつくため、終了時刻を意識しやすくなるのもメリットです。
商談や打ち合わせは午後におこなう
一方で、午後は少しずつ疲れがたまってくる時間。特に、お昼後の時間は、眠気がおそってきますよね。
報告ばかりが続くような会議が午後2時ごろ開かれようものなら、参加者全員うつらうつらとした最悪の会議になってしまいます。
こうした状況の午後には、取引先との商談や打ち合わせ、または、部内の少人数の打ち合わせなどを入れてみましょう。
対外的な会議の場合、必然的に緊張感が生まれるので、眠気がおそいがちな午後でも、しっかりと会議をおこなうことができます。
また、部内の会議であっても、一対一の打ち合わせや数人での打ち合わせなど、全員がどんどん話すことができる場であれば、眠気を感じずに会議に臨むことができます。
むしろ、眠い状態で事務作業などをするほうが効率が悪くなってしまうので、口を動かすことができる会議を取り入れたほうが効率的です。
夕方の会議は避けよう
最後に、夕方の会議です。
16時や17時から開催する会議は、疲れた頭で参加することになるので、基本的にはオススメできません。
終了時刻がいつも守れないというような会議の場合だと、必然的に残業になってしまい、参加者のモチベーションも下がってしまうでしょう。
また、会議で何かが決まっても、すぐに帰宅時間になってしまうため、次の日には結論を忘れてしまうということもありえます。
夕方に会議をせざるを得ない場合は、「参加者が自由に発言できるような場をつくる」「終了時刻を厳守する」「議事録をその場でまとめる」などの工夫が必要でしょう。
参加者のタイプも考慮しよう
さて、ここまでは一般論として、午前、午後、夕方の会議の効率性について考えてきました。
しかし、これはあくまで一般的な場合の話です。実際には、例えば、「上司が夜型で午前中に会議をやっても全然話が進まない」といったこともありうるでしょう。
人にはそれぞれ朝型、夜型があり、それは先天的にある程度決まっているという説もあります。
したがって、自部署の会議などでは、お互いのパーソナリティがよくわかっているはずですので、それを考慮して会議時間を決めるとよいでしょう。
なお、朝型・夜型については、ネット上に診断してくれるサイトがいくつかあります。こちら↓にまとめてあるので、自分のタイプくらいは診断しておくといいかもしれませんね。
まとめ
今回は、会議の開始時間について考えてみました。
午前中は創造的な会議をする、午後は口を動かして眠気を飛ばすために商談や打ち合わせをする、夕方の会議は避ける。しかし、参加者の朝型・夜型のタイプを見極めることも重要です。
特に皆さんが会議の主催者になる場合は、こうしたことに気をつけて会議を設定してみてくださいね。