「会議が毎回長い。」「結論がなかなか出ずに、全然終わらない。」そんなことよくありますよね。今回は、会議を短くする方法の1つとして、各議題の時間配分を決めることについて考えてみましょう。
会議全体の終了時刻は必ず決めよう！
各議題の時間配分について考える前に、まずは会議全体の時間について考えましょう。
会議を行うとき、開始時刻については決まっていることが多いでしょう。一方、「何時までやるか」という終了時刻は、決まっていないことも少なくありません。
課内のちょっとした打ち合わせであっても、終了時刻を決めることは極めて重要です。終了時刻が決まっていないと、参加者が時間の意識をもちづらく、ダラダラと議論が続いてしまいがちです。逆に終了時刻を決めておけば、「あと15分だから、もう結論をまとめないと」といったように、自然と意識がもてるようになります。
終了時刻を決めておけばそれで解決！ とまではいかないものの、終了時刻が決まっているのといないのでは大違いです。
議題ごとの時間配分を決めよう！
議題がいくつかある場合には、それぞれの時間配分も決めましょう。これはすなわち、各議題の終了時刻を決めることと同じです。こうすることで、各議題に対して、先ほどと同様、「そろそろ結論を出す時間だな」というように、参加者が時間の意識をもつことができるのです。
なお、設定した時間は、アジェンダに書き込み、参加者全員が共有できるようにしておきましょう。アジェンダについては、こちらの記事をご覧ください。
時間配分が決まっていれば、時間調整もできる
時間配分を決めたからといって、もちろん、実際にはそのとおりになるとは限りません。問題が山積して結論がなかなか出ず、予定していた時間をオーバーすることもあるでしょう。
そうした場合にも、予定していた時刻をまったく無視してしまうのではなく、あらためて意識し、それをもとに調整を行うようにすることが大切です。
予定していた時刻まであと5分ですね。5分では結論が出せそうもないので、もう5分だけ延長しましょう。かわりに、議題の2つ目はスピーディーに結論を出しましょうね。
このように、予定の時間配分があれば、そこを目安に終了時刻を調整できますし、あとの議題の時間を調整して全体の終了時刻を守ることもしやすくなります。
ただし、この時間の調整はあまりゆるすぎないようにしましょう。いつもいつも時間を調整しているようでは、結局参加者の時間の意識が薄らいでしまい、ダラダラと議論が続いてしまうからです。できる限り予定時刻を守るようにし、調整する場合も5～10分といった、小幅の調整にするようにしましょう。
途中経過を通知する
予定終了時刻間際になって、「あと5分だ！」となっても、そこか一気に結論へもっていくことは簡単ではありません。司会は、時間経過を常に意識し、議論が順調に進んでいないような場合には、早い段階で「いま予定時間の半分くらい過ぎました。もう少しスピードアップしていきましょう」などと、途中経過を通知するようにしましょう。
まとめ
長い会議を短くするためには、時間の意識はかかせません。まずは会議全体の終了時刻をしっかりと決めましょう。議題ごとの時間配分は、会議の種類や規模によって、そこまで決めなくてもよい場合もありますが、「それぞれの議題について30分ずつくらいでいきましょう」くらいでもよいので、目安を設けておくと、意識が違ってきます。ぜひ試してみてくださいね。