会議で意見が出ない… まずは1人1人に考えてもらおう

会議の進め方
この記事は約5分で読めます。
スポンサーリンク

アイデアを出してほしいのに意見が出ない… 会議の定番の悩みの1つですね。解決のためには、↓で紹介したアイスブレイクなどいろいろな手段が考えられますが、今回は、話し合う前に1人1人が考える時間をつくる、という方法について考えてみましょう。

意見が活発に出る会議にするには? - アイスブレイクをしよう
初対面の人どうしの会議の場合や、ふだん交流の少ない他部署の人との会議では、参加者の間に緊張感があり、なかなか活発な会議にはなりません。そうしたときには、議論を始める前に、緊張をほぐすためのアイスブレイクを行うことが有効です。アイス...
どう問いかければ発言を引き出せる? - 会議の司会が使う問いかけ例5パターン
会議がうまくいかないときの悩みの代表例が、「特定の人ばかりが発言していて、他の参加者は黙っている」というものではないでしょうか。みんなで意見を交換するからこそ会議の意味があるのに、それではただの独演会ですよね。今回は、そうしたときに、他の...

会議中に時間を設けて、自分の考えをもたせる

意見がなかなか出ずに沈黙してしまう場合でも、参加者にやる気がないとは限りません。言いたくてもなかなか勇気が出せずに発言できない場合もあります。参加者にやる気がない場合だとしても、それは参加者の責任ばかりとは言えず、参加者に加意識をもたせることができていない結果かもしれません。

そこで解決手段の1つとして、話し合いを始める前に時間を設け、自分の考えをもたせるという方法が考えられます。例えば、「新製品の企画を考える」という会議であれば、10分ほど時間を設けて、各自にアイデアを書き出してもらうのです。こうして、各自にしっかりと自分の考えをもたせてから、議論に入るのです。

自分で考える時間をつくるメリット

さて、このようにすると、どのようなメリットがあるのでしょうか。また、「意見が出ない」という問題の解決に、どのようにつながるのでしょうか。

全員が自分の考えを言う準備ができる

まず当たり前のことですが、各自が自分の考えをもち、発言のための準備をすることができます。この時間なしに、「○○さん、意見ある?」としてしまうと、「いきなり振られても…」ということになりかねません(本当は常に自分の考えをもっていてもらいたいわけですが…)。時間をとることで、発言する内容を考えられますし、あとで発言を求められることは明白なので、言い方なども考えておくことができます。

全員に参加意識をもたせられる

会議中に自分で考える時間をとるわけですから、考えないわけにはいきません。5~10分間、みんなが自分で考えているときに、何もせずにぼーっとするのは、相当な精神力の持ち主でない限り難しいでしょう。やる気があまりなかった参加者も、強制的に参加させられるのです。

そして、考えたことを発言できれば、自分も会議に参加しているという意識をもつことができます。特に、普段発言が少ない人が発言したときには、「なるほど~!!」と少しおおげさに認めてあげて、自信をもたせてあげれば、より参加意識もめばえ、今後の発言にもつながっていくでしょう。

話を振りやすくなる

はじめに全員が考えをもち、発言をしてくれても、最初の発言だけで終わってしまう人がいることも考えられます。そうした場合でも、司会のほうから、「先ほど○○さんは□□とおっしゃっていましたが、ここまでの議論を聞いてどうですか?」のように、話を振ることができるかもしれません。はじめに発言してもらっているため、その後に他の人の意見と結びつけやすくなるのです。

注意したい点

「会議中」に時間をとる

「自分の考えをもっておくなんて、会議前に事前にやるべきことではないか。時間の無駄ではないか」という意見もあるでしょう。たしかに、会議前に準備しておき、それを発表しながら会議が進行できれば、そのほうが効率的です。参加者から発言がしっかり出る状態であれば、その進め方でももちろん構いません。

しかし、会議が沈黙してしまう状態であれば、やはり会議中にやってみることが効果的です。全員がいわば強制的に考えをもち、発表することになるため、事前に考えてくる方法よりも一層発言するベクトルが強くなります。

事前に考えてくる形式の場合にも、考えてきたことを書き出してもらう、という作業を入れると効果的です。これだと会議中に考える時間はとらなくて済み、なおかつ、全員書いているので発言もしやすくなります。

考えを書いてもらう

上でも少し触れましたが、考えてもらったことは書いてもらうとよりよいでしょう。まわりの人達が書いているのを見ると、自分もしっかり考えて書かなきゃという気持ちになります。

特に付箋に1つずつ書いてもらうと、誰がどの程度考えたかが分かり、司会も進行しやすくなります。ノートなどに書いただけだと、書いてあっても「もう大丈夫です」と遠慮して言わない人が出てきますが、付箋であれば、考えが残っていることが見えるので、「残っている付箋も発表してもらえませんか」と振ることができます。

発表は1つずつ順番におこない、関連するものは適宜言ってもらう

考えた意見を発表するときには、1人が全部発表し、次の人が全部発表し…、という手順ではなく、1つずつ発表していき何周かする方法のほうがよいでしょう。1人ずつ全部発表してしまうと、発言が終わった人は傍観者になりがちだからです。

また、誰かの意見が発表されたときに、関連する意見がある場合は、随時発言してもらいましょう。1つずつ発表していくだけだと、発表会のようになってしまい、自分の番が回ってくるまでは傍観者になりがちです。発表をしながら関連する意見を言うことで、「話し合う」という形を徐々につくっていくのです。

発言はしっかりと認める

せっかく自分で考えたのに、発言したら否定された、というのでは、次から考えようという気にはなりませんよね。特に普段発言が少ない人は、自信がない場合が多いので、否定されたときのショックは強いでしょう。

出された発言1つ1つをしっかりと受け止め、反対意見を述べるとしても、受け止めた上で述べるようにしましょう。

まとめ

さて今回は、自分で考える時間を設け、発言を引き出していくということについて考えました。こうした方法は、研修などでワークショップを行うときには定番の進め方です。短時間でも会議で取り入れることで、参加者の参加意識を高めることにつながります。そして、こうしたことを繰り返していけば、徐々に自然と全員が参加できるようになってきます。ぜひ取り入れてみましょう。