以前の記事で、定例会議のメリット・デメリットを考えてみました。問題点も少なからずある定例会議。しかし、すぐにやめるわけにもいかないでしょう。今回は、定例会議を改善する方法について考えてみましょう。
定例会議の問題点を振り返ろう
以前の記事で整理した定例会議の問題点をあらためて振り返ってみましょう。
- 頻度が高く、時間をとられる
- 目的やゴールがあいまいである
- 報告事項が多い
- 対処や判断が遅くなる
目的が曖昧で、報告事項ばかりの会議にも関わらず、何度も参加させられて時間がとられる、しかも重要事項の判断をするのに定例会議まで待たなければいけないことがある。これでは、たしかに定例会議の意義を疑いたくもなりますね。これらの問題点をふまえて、定例会議の改善について考えてみましょう。
定例会議を改善する4つの方法
報告事項は日常的に消化する
定例会議で多いのは、報告事項。この時間を省略できれば、会議時間を大きく減らすことができます。簡単な情報共有であれば、日常的なコミュニケーションの中で消化してしまいましょう。
具体的には、メールやチャットを使って、日々報告をし合うようにします。それではなんとなく忘れてしまうというようなときは、定例会議の前日に報告事項はまとめてメールする、といったルールを設けるのも1つの手です。ルールを決めて仕組み化しておくと継続しやすくなります。
私が主催していた会議では、報告事項はいっさい行わない、ということを原則にしていました。会議の時間をすべて議論に費やすことができるので、時間を有効に使うことができます。
議論が必要な議題に絞る
1つ目のポイントとも関係しますが、定例会の場では、議論をする必要があるものだけを議題とし、それ以外は原則議題にあげないようにしましょう。そもそも会議というものは、複数の人が集まり議論をする場です。ただ発表をするだけであれば集まる必要はありません。話し合って問題を発見したり、解決したり、アイデアを出し合ったりするような議題に絞るようにすれば、時間を大きく短縮できます。
このようにすると会議の目的も必然的に見えてきます。議論すべきことがらだけが残るので、それが会議の目的に直結していくわけです。
なお、場合によっては、上司からの連絡事項などもあるでしょう。議論が必要ない伝達事項とはいえ、重要なものについては、きちんと会議の場で説明し、明確に共通認識をもっておきたいというものもあります。そうしたものは残してもよいでしょう。そうでない簡単な伝達事項は、定例会とは別の場で行うようにしましょう。
議題がなければ思い切って中止する
定例会は、毎週○曜日などと開催日が決まっているからこそ定例会なわけですが、「議題がなければ開催しない」という柔軟なスタンスをとりましょう。
先ほど、「報告事項は定例会議とは別の場で」「会議では議論すべきことに絞る」というポイントを紹介しましたが、これを行うと、議題とすべきことがなくなるときもあるでしょう。そうしたときに無理に集まることはせず、思い切って中止にするのです。
ただし、その場合にも、参加者へ「中止の方向で考えていますが、議題とすべきことはありますか？」と確認しておくことは必要でしょう。定例会議があると思って、話し合うべきことを伝達していないかったということもありうるからです。事前の議題の確認は行うようにしましょう。
臨時開催も行う
定例会の効率化とは逆行するようですが、急務の議題がある場合には、臨時開催することも積極的に行いましょう。定例会議まで待ってしまうと、判断や処理が遅くなる場合があるからです。
注意したい点として、複数の部署の人が集まる場合など、すぐには集まれないこともあるということです。そうしたときには、例えば、「定例会出席者の中の主要メンバーだけで集まる」「オンラインでの開催にする」など、柔軟に開催の仕方も変えることが有効です。
まとめ
今回は、定例会議をより効率化する方法について考えました。総じて見てみると、「定例会議だからと固定化して考えずに、議題も開催日も柔軟に考える」ということがポイントと言えます。今までずっとやっていることだからと思考停止に陥らず、積極的に見直しをして、意義のある定例会議にしていくことが大切です。
次のステップは、この会議の見直しをどう進めていくか、ということ。問題点や改善点は分かっても、それを上司にも理解してもらい、実践にまでこぎつけるのはなかなか難しいですね。これについては、別の記事で考えてみたいと思います。