以前の記事では、長い会議を短くする方法の1つとして、時間配分を決めることをご紹介しました。
これも大切なことですが、いくら時間配分を決めても、長くなるときは長くなってしまいますよね。そこで今回は、議題を最小限にすることで会議の時間を短くすることを考えてみましょう。
議題を少なくする3つの方法
議題が少なければ会議は短くなる。当たり前のことですよね。ですが、この当たり前のことが実現できれば、確実に短くすることができます。時間配分を決めたり、脱線することなく効率よく議論を進めたりすることも大切なことですが、必ずしもうまくいくとは限りません。
問題はどうやって議題を減らすかということ。ここでは、3つのポイントで考えてみましょう。
報告事項を議題からはずす
会議では、様々な報告事項が話されますが、それらを思い切って議題からはずしてみましょう。報告事項は事前にメールなどで共有してもらう、資料を配布して読んでおいてもらう、といった方法で、議題からはずすことができます。
報告事項を会議とは別の場で共有しておくことは、単に議題を減らすというだけにとどまりません。
ある問題に対して議論をする際、前提となる情報を担当者が説明する場合がありますが、それが事前に共有されていれば、説明の時間を省略できるばかりでなく、会議前に解決案を思いついてくれる人がいるかもしれません。
日常的に報告・情報共有をしておくことで、大きな時間短縮につながる可能性があるのです。
全員で話さなくてもいい議題をはずす
議題の中には、参加者全員に関係するものではないものがある場合もあります。例えば、営業活動について営業部員全員で話し合っているとき、ある企業の担当者1名と上司だけで話し合えば十分なものが含まれているかもしれません。
もちろん、他の参加者がいれば、担当者だけでは気づかない問題点や解決法に気づいてもらえる場合もあります。ですが、それをすべて会議で行っていては、やはり時間がかかってしまいます。重要度などを考えつつ、一部の人だけで議論すれば十分だと判断したものについては、会議とは別の場で行い、結果を全員に報告するといった手段を取るとよいでしょう。
事務的なことは話し合わない
例えば、役員会でプレゼンする新企画の内容について検討していたとしましょう。内容自体は議論をして決まり、その後、当日の資料をコピーする人、PCのセッティングをする人など、細々したことを話し合い始めるかもしれません。しかし、そうした細かな事務的なことは、必ずしも会議の場で話し合わなくてもよいでしょう。あとで上司が適当に差配して連絡すればいいだけのことです。
もちろん、誰がいつまでにやるということをしっかりと決めておかないと業務は回っていきません。ですが、あれもこれもと話し合っていては時間がいくらあっても足りません。「上司が明日までに差配する」というように、「後でやる」ということをその場で決めて、ばっさり時間短縮しましょう。
議題を細かく細分化して、取捨選択する
さて、ここまで、議題を減らす際のポイントを紹介しました。このとき、その議題自体を細かく細分化することも大切です。
例えば、営業部での会議で「今月の営業活動について」という漠然とした議題があったとすると、必然的に、参加者全員に関わる議題となってしまいます。しかしこれを細分化したときに、「今月、新規契約が取れなかった案件の分析について」と「A社の契約手続きの進め方について」という2つに分かれたとすると、前者は全員で話し合い、後者はA社の担当者と上司だけで会議後に話し合う、というように分けることができるでしょう。
このように議題を細分化することによって、会議に乗せる議題かどうかを検討しやすくなるのです。
会議中にも議題を切り分ける
ここまでで見てきたことは、主に会議前に議題を検討する場合のことを想定して書きました。しかし、会議の最中にも、その場で話し合うべきかどうか常に注意を払うとよいでしょう。
ある議題について話し合っていると、「あ、そういえば、○○についてはどうしましょうか？」のように、新たな検討事項を思いつくことがよくあります。話の流れでそのことも話し合ってしまいそうになりますが、もしかすると、それを言った人と上司だけで話し合えば十分な事柄かもしれません。あるいは、すでに検討済みで、あとで報告すれば十分な内容かもしれません。
会議途中にあがってきた議題についても、上記のポイントを参考に、会議後に別途話し合うなど、適宜切り分けるようにしましょう。
まとめ
今回は、議題を減らすことについて考えてみました。これがうまく実現できれば、会議の時間を大きく減らすことができます。「議題は減らせない」と固定観念でみるのではなく、丁寧に見直してみましょう。