私この会議に必要? 会議の参加者を吟味しよう

会議の進め方
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会議が終了した後、「今回の会議、私いる意味あった?」と感じること、ありますよね。せっかく参加したのに発言の機会もないし、自分の仕事に関係する話題もない。そんな会議では、ムダな時間を過ごしたという気持ちになってしまいますね。今回は、会議の「参加者」について考えてみましょう。

会議に必要な人とは?

会議に参加する必要のある人とは、どのような人なのでしょうか。いくつかのパターンを考えてみましょう。

意思決定者

一般的には、議題に対して意思決定する人は参加します。いくら議論をしても、意思決定者がNoと言えば議論ははじめからやり直しです。その場に意思決定者がいて、その場で決定するほうが効率的です。具体的には、課長などは参加するのが一般的でしょう。

現場担当者

続いて、議題に関連する現場担当者が考えられます。議題に対して現場の実態をふまえて問題解決すべきときには、現場担当者がいなければ意味がありません。

また、現場担当者が、会議の議論の内容を十分に把握しておかなければ、現場の仕事に支障をきたすという場合も、参加する必要があるでしょう。結論だけをあとで聞くのでは不十分で、その根拠や背景、経緯などを十分に把握しておく必要があるような場合です。

ただし、現場担当者が全員必要かというとそうとは限りません。現場担当者は複数人いることがありますが、その中で1名参加すれば十分という場合も多いでしょう。

役職者

逆に関連する部署の役職者(課長や部長など)はどうでしょうか。

彼らが意思決定者である場合は基本的には参加することになるでしょう。しかし一方で、彼らには分からない極めて現場レベルの内容が議題であり、参加しても意味がない場合もあるでしょう。このような場合は現場担当者だけがいればよい、という判断もありえます。

参加者を選ぶときの考え方

このように考えていくと、会議の参加者を選ぶときの考え方としては、次のように言えることが分かります。

  1. 意思決定者であるかどうか
  2. 判断、問題解決をするにあたって有益な情報、アイデアを持ちうる人であるかどうか
  3. 同じ情報やアイデアを持ちうる人が他にいるかどうか
  4. 会議の内容を十分に把握する必要があるか人かどうか(議事録では不十分かどうか)

この考え方をふまえると、例えば、

「今回の会議は、○○部長が決める立場でもないし、かなり現場レベルの話だから、参加をお願いしなくて大丈夫だろう」(上記の1、2から)

「議題は○○だけど、□□さんがすでに参加予定だから、同じ担当の△△さんは参加しなくても大丈夫だろう」(上記の3から)

「○○課の方は、あとで決定事項を伝達すればそれで事足りるから、参加してもらわなくていいだろう」(上記の4)

などといった判断をすることができます。会議に参加してもらうかどうかに迷ったときには、こうした点を判断基準としましょう。

人数はできるだけ絞るようにしよう

1時間の会議に1人出席した場合、時給換算でおよそ2,000円程度のコストが掛かっていると考えられます。これが10人になれば、1時間だけでも20,000円のコストです。会議に参加することにはコストがかかっているという認識をもち、なんとなく参加してもらう、といういい加減な選定は避けることが大切です。

会議の主催者になったときには、参加者を誰にするか、先ほどの考え方と会議の目的、議題を照らし合わせながらしっかり検討するようにしましょう。必要最低限の人数に絞るのが原則です。

特に、「情報共有は大事だから、関連する○○さんも□□さんも呼ぼう」と、情報共有のために参加してもらう場合はよく考えましょう。議題に直結する意思決定者や現場担当者は、本人も自分が呼ばれたことに違和感をさほど感じませんが、「関連する人」というのは往々にして「私必要だった?」という感想をもちがちです(そしてそれは正しかったりします)。あとで結論を報告するだけで事足りるか、十分に検討する必要があります。

また、逆に、自分が参加者として呼ばれたときにも、会議の目的や議題をよく聞き、場合によっては「今回は参加しなくても大丈夫ではないでしょうか。私はあとで結論を教えていただければ、○○の作業を進められますので」などと、断ることも考えてみましょう。もちろん直接断ることが難しい場合には、上司や先輩に相談し、代わりに言ってもらうことも考えられます。

まとめ

今回は、会議の参加者について考えました。会議はそれ自体を効率化することも大切ですが、そもそも参加しなくて済むのであれば、最大の効率化とも言えます。今回の記事も参考にしていただき、適切な参加者を選定して、ムダな時間をできるだけ削減していくようにしましょう。