会議がそろそろ始まる！というときでも、書類作成などをキリのつくところまでやってしまい、少しだけ会議に遅れてしまう、そうしたことありますよね。特に社内会議など、お互いがよく見知っている関係の場合、そうなりがちです。今回は、会議の開始時間について考えてみましょう。
会議の開始時間は必ず守ろう
冒頭のように会議に少し遅刻してしまうことはよくありますが、会議の開始時間は必ず守るようにしましょう。「取引先との会議ならさることながら、社内会議なら多少はいいじゃないか」とも思いがちですが、遅刻はデメリットばかり。どのようなデメリットがあるのか見ていきましょう。
会議の時間意識が薄らぐ
会議の開始時間を守らずになあなあにしてしまうと、参加者の時間意識が薄まってしまいます。
せっかくアジェンダをつくり、議題ごとの時間配分も決めたのに、会議に遅刻してくる人がいると、その時点でもう計画が崩れてしまいます。参加している人も、「時間配分決めてあるけど、もう開始時間もずれこんでいるし、あんまり気にしなくていいか」という意識になりがちです。始まりの時間が崩れるだけで、会議全体の時間意識まで崩れてしまうのです。
参加者のモチベーションが下がる
せっかく時間通りに来た人たちにとって、遅刻者を待つ時間はムダでしかありません。「なんだよ、あわてて走ってなんとか間に合うように来たのに…」といった気持ちになるのも無理はありません。そうなると、遅刻者がいるために、他の参加者のモチベーションまでも下がってしまうのです。活発な会議を目指していたにも関わらず、はじめから参加者のモチベーションが低ければ、そうした会議も実現できません。参加者が時間通りに集まって、「よし、始めよう！」という気持ちになれることが大切なのです。
次回以降の遅刻が増える
遅刻をした人は、次回も同じように遅刻してくる可能性があります。また、他の参加者もその様子を見ると、「あ、ちょっとくらい遅刻しても大丈夫なんだな」と考えてしまいがちです。1回の遅刻、1人の遅刻があると、それはどんどん拡大し、次回以降の遅刻を助長してしまうのです。
遅刻者は発言しにくい
神経が図太い人でない限り、遅刻しておいて、はじめからガツガツと発言してくる人は少ないでしょう。遅刻してきたという後ろめたさから、しばらくはおとなしくしているものです。これでは、せっかく活発な議論を行おうと思っていても、実現できなくなってしまいます。
開始時間を厳守しよう
このように、会議に遅刻者が出ることは、様々なマイナス効果をもたらします。会議の開始時間がしっかりと守られるようにしましょう。以下では、開始時間を守るための方策を紹介します。
主催者は会議室で待ち構える
あなたが会議を主催する側だった場合には、まず、主催者自身が時間を守ることです。主催者が準備に手間取って、開始時間がずれこんでしまうと、参加者に誰も遅刻がいなくても、時間意識が薄い会議だと認識されてしまいます。主催者は率先して時間を守り、5分前から会議室にどーんと座って参加者を待ち、参加者へ少しプレッシャーをかけるくらいにしましょう。
遅刻者を待たない
遅刻者がいたとしても、待たずに開始時間どおりに始めてしまうことが大切です。たまに、「全員そろうまで少し待ちましょう」と配慮する司会の方もいらっしゃいますが、その人がいなくてもスタートできるようであれば始めてしまい、「この会議は必ず時間通りに始まるんだ」という印象をもたせることが大切です。
会議が進行している中、扉を開けてそーっと入っていくのは、なかなか恥ずかしいものです。遅刻者を待たずに始めることで、参加者は「この会議は遅刻できないな」という意識をもつようになります。
その際、遅刻した人に対しては、「○○さん、いまここを議論していて、□□ではないかという方向になっているところです」のように、簡単に紹介しましょう。これは遅刻者が会議に置いてけぼりにならないようにするとともに、全体の場で遅刻者が名指しされることで、遅刻に対するプレッシャーをかける意味もあります。
まとめ
今回は会議の開始時間について考えました。日本人は特に時間に厳しい国民性をもっていますから、お互いの信頼関係という点でも時間を守ることは重要です。ダラダラと長い会議にならないようにするためにも、しっかりと開始時間を守り、時間意識を高めるようにしましょう。