録音しながら会議の議事録がとれる! - OneNoteで議事録作成を効率化しよう

お役立ちツール
この記事は約4分で読めます。
スポンサーリンク

議事録を作成するために会議中メモをとっていても、記録が間に合わず、あとで思い出せない!ということありますよね。ボイスレコーダーで録音していれば確認できますが、それはそれで該当の箇所を探すのに一苦労。

そんなときには、MicrosoftのOneNoteを使ってみましょう。

議事録を作る時間を短縮するには? - 議事録は会議中につくってしまおう!
これまでの記事では、議事録を作る目的や盛り込むべき基本的な内容について説明してきました。しかし、議事録を作る作業は思ったよりも大変。時間も労力もかかります。そこで今回は、議事録の時短術として、会議中に議事録を作ってしまう方法について紹介して...

OneNoteとは?

OneNoteは、Microsoft製のメモアプリ。文章や画像を好きな位置に配置することができるので、Wordよりも自由度の高いメモを作成することができます。

Windows10には標準で搭載されていますし、無料でダウンロードすることもできます。まずはご自分のPCのメニューを確認してインストールされているか見てみましょう。

OneNoteは録音しながらメモがとれる!

OneNoteには、会議に非常に役立つ機能が搭載されています。それはメモと同時に録音をする機能。録音データがOneNoteに保存され、すぐに会議の内容を聞き直すことができるのです。

しかもOneNoteの便利なところは、メモを書いたタイミングでの録音データを頭出しできるところ。「ここのメモ、途中で書ききれなかったんだよなあ…。なんて言ってたんだっけ?」というようなこと、よくあると思いますが、こんなときOneNoteなら、すぐそのときの録音を聞くことができるのです!

OneNoteで議事録メモをとる方法

準備をする

まずはOneNoteを起動し、セクションとページを新規で作成しましょう。タイトルも記入しておきます。

OneNote画面1

録音を始める

「挿入」タブをクリックして、「オーディオ」をクリックすると録音がすぐに始まります

録音をしたまま、文章を打っていきましょう。

録音を再生する

録音が終了したら、再生してみましょう。

まず、文章の中で、録音を確認したいところに、マウスをもっていきます。すると、左に再生ボタン(三角マーク)が現れるので、これを押すと、その文章を打っていたときの録音が再生されます。録音を聞きながら、文章を修正しましょう。

Wordなどに貼り付けて仕上げる

OneNoteそのままでも議事録として完成させることができますが、一般的に議事録はWordなどで作成されることが多いでしょう。あとから別の人が修正したりすることも考えて、OneNoteからコピペし、Wordで仕上げるようにしましょう。

このとき、OneNoteのデータも消さずにとっておくとよいです。上司から議事録の修正を指示されたとき、メモを見返したり、録音を聞き直したりすることも考えられます。また、次回以降の会議の際、今回の会議の議論がどうだったか知りたくなる場合もあるかもしれません。完成形の議事録とともに、議事録の元データとして、しばらくは保存しておきましょう。

OneNoteを使った議事録メモ作成の注意点

録音をすぐに頭出しできるとても便利なOneNoteですが、録音の品質はマイク次第。通常のノートPCのマイクでは、PCの前にいる人の声はきちんと拾えるものの、まわりの人の声をクリアに拾うのは難しいでしょう。また、PCのキーボードを打っている音も録音してしまうため、聞き直したときにカタカタという音が終始聞こえてしまいます。

そこで、OneNoteの録音機能を使うときには、外付けのマイクを用意するのがおすすめです。全方位から集音するマイクを使えば、多くの参加者の声を拾うことができます。少しお金がかかりますが、Web会議にも活用できるものを買えば、一挙両得です。ぜひ検討してみてください。

また、「録音してあるから、あとでゆっくり議事録作ればいいや」というのも要注意。確かに後から聞き直してじっくり議事録作成に取り組むことができますが、録音を聞き直すのにも結構な時間がかかるもの。会議の最中にしっかり集中して議事録をとり、どうしても分からなくなったところを会議後に聞き直して修正する、という程度にしましょう。そうでないと、せっかく議事録作成の効率化を目指していたのに、逆効果になってしまいます。

まとめ

会議の議事録はとても大切なものですが、作成するのに時間がかかるのも事実。かといって適当に済ませてしまうと、上司からやり直しを指示されたり、後から見返したときによく分からなくなってしまう恐れもあります。OneNoteの録音機能を使って、効率よく質の高い議事録を作りましょう。