皆さんの会社の会議室は、どんな部屋でしょうか。どんな部屋かなどあまり気にせずに普段は予約しているかもしれませんね。ですが、会議室選びは意外に重要なこと。今回は、社内の会議室、または社外の貸し会議室を利用するときの会議室の選び方について考えてみましょう。
会議室にこだわる意味
効率的な会議、活発な会議を目指す上では、場づくりが非常に大切です。参加者が前向きに積極的に議論に参加できるように、主催者は場の雰囲気を和やかで明るいものにしていかなくてはいけません。
そのためには、主催者の立ち振舞やアイスブレイクが大切になりますが、もう1つ考えたいのが、部屋そのものです。会議室が、狭く、どこか暗い雰囲気のところでは、なかなか明るい会議をつくることは難しいでしょう。会議室自体が会議の雰囲気を左右することもあるのです。
また、必要な設備が整っていなければ、せっかく集まった会議なのに、効率的には進められませんね。しっかりと確認して予約する必要があります。
会議室を選ぶ5つのポイント
では、具体的に会議室を選ぶときのポイントを5つに絞って見ていきましょう。
ホワイトボードがある部屋を選ぼう
会議室を選ぶときに最も気をつけるべきと私が考えるポイントは、ホワイトボードのあるなしです。
会議の議論は書き出していくのがとても大切です。書き出すことによって、議論の内容が明確になり、整理もしやすくなります。ホワイトボードがある部屋を選ぶというのが、会議室選びの第一の条件だと思います。
もしどうしてもホワイトボードのない部屋しかあいていないようなときは、持ち運びができるホワイトボードシートを使うのも手です。壁などに貼りつｋ、そこに書き込んでいくことができます。机の上に広げて、みんなで書き込んでいくのもいいですね。
窓のある部屋を選ぼう
たまに窓のない会議室がありますが、できるだけ避けましょう。四方を壁で囲まれた空間というのは、想像以上に閉塞感があるものです。会議の雰囲気としても重たくなりがちです。窓のあるなしを必ず確認しましょう。そして、窓がある場合には、ブラインドを上げて、外が見えるようにし、開放的な空間になるようにしましょう。会議前に窓を開けて換気をし、新鮮な空気を入れておくことも大切です。
机がレイアウトできる広さを考えよう
部屋の広さも当然大切なポイントになります。特に、机のレイアウトをどうするかによって、選択する部屋の広さを変わってきます。
例えば、ロの字型の机の位置にするのであれば、人数がそれほど多くなくても、それなりの広さが必要になります。
また、途中でグループディスカッションを取り入れるような場合には、いくつかの島を作ることになるので、やはり一定の広さが必要です。特にグループディスカッションの場合、机は配置できたとしても、実際にディスカッションをやってみると、島と島が近すぎて、隣の島の議論が耳に入って議論しづらい、ということもあります。かなり広めのスペースを確保するようにしましょう。
なお、あまり見かけませんが、机が固定式になっている場合もあります。机のレイアウトが変更できないと、グループディスカッションなどもやりづらいので、念の為確認しましょう。
プロジェクターなどの設備があるか確認しよう
プロジェクターで資料をうつしながら議論したい、大人数なのでマイクがあったほうがいいなど会場の設備を確認しましょう。特に社外の貸し会議室を使うときには、料金も含めて事前にしっかり確認しましょう。
アクセスに配慮しよう
貸し会議室を使う場合ではありますが、駅からのアクセスなどを確認しましょう。雑居ビルの一室を貸し会議室にしているものなど、非常に分かりにくいところにある場合もあります。特に社外の人を招くような場合には、できるだけ分かりやすいところを選ぶようにしましょう。また、もし分かりづらいところになった場合には、丁寧にメールで案内をするなど気を配りましょう。
まとめ
今回は、会議室の選び方について考えてみました。普段なんとなく選んでいた会議室でも、いろいろと考えるべきことが潜んでいます。場づくりを意識しながら、適切な会議室を選ぶようにしていきましょう。