会議が迷路に陥らないためには?-議論を細分化して整理しよう!

会議の進め方
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議論を行っていると、発言が入り乱れて、段々と頭が混乱してくることがありますよね。そんなときには、議論している内容を細かく分けて整理していくことが有効です。

会議が混迷するのはどうして?

何かを決めるために議論をしていると、それについての問題点が様々に出てきて、何が何だか分からない、どこから手をつけていいか分からないということがよく起こります。このことは、会議が混迷する代表的な例です。特に大きな課題について話し合っているときや、複数の部署が関係する議題などの場合には、このようになることが多いと思われます。

こんな議論ありませんか?

例えば、ある製品に欠陥があることが判明し、どのように対応するか検討しているとしましょう。そして、次のような議論がされているとします。

「とりあえず店頭に並べてある商品を一旦すべて引き上げるべきじゃないか。」

「今からそれを全店舗に行うのは無理ですよ。来月には新商品が出るのですから、現行の商品については、そのまま残しておくしかないのではないですか。」

「新商品のほうでは、今回の欠陥は解消されているのか?」

「完全にというわけではありませんが、現行よりは改善されています。」

「新商品のほうは完全に解消しなければいけないよ。2つ続けて欠陥商品では、消費者の信頼を損ねる。」

「しかし、それでは新商品のリリースが遅れますし、改善するための追加の予算も必要です。消費者への信頼というならば、まずはホームページでの告知を優先して行うべきでは。」

「ホームページでの告知で十分なのか? メールマガジンを登録している人へは、メールでも告知すべきではないか。」

  ……

ここでは、話がどんどんと移り変わり、いくつかの観点での議論が絡まり合ってしまっています。具体的には、「店頭にある現行の商品への対応」「新商品への対応」「購入済み消費者への対応」などです。いま私たちは文章に書き出されたものを客観的に見ているため、この議論の問題点を把握しやすいですが、実際会議の場にいると、私たちもついついこのように思いついたことをポンポンと発言し、様々な観点を噴出させてしまい、会議を混迷させてしまうのです。

議論を細分化すれば、結論が見つけやすい!

このように議論がぐちゃぐちゃになってしまったときには、議論を細かく分けることが極めて有効です。

例えば上記の議論でいえば、先ほど整理したように、「店頭商品の対応」「新商品の対応」「購入者への対応」と区分けすることができます。

そして、まず新商品の対応を議論したとします。新商品については、欠陥を完全に解消してからリリースすべきかどうかという点です。

これに絞れば、消費者への信頼と予算とのバランスを考えて議論していけば、結論が見えてくるでしょう。具体的には、「信頼を優先して、欠陥を完全に解消しよう。リリース可能日とそれにかかる予算を次回会議までに見積もってくれ。」といったような結論です。

そして、この条件のもとに、現行商品への対応を考えます。「リリースが遅れることから、欠陥のある現行商品が店頭に並ぶ期間が長くなるため、やはり一旦すべて引き上げるのが妥当だ」との結論に至ることなどが考えられます。

購入者への対応は、上記2つとは切り離して考えることができる観点です。上記の議論が済んだところで、ホームページ、メールマガジン、SNSでの告知などをすればよい、といった結論を導くことができるでしょう。

このように、複雑に絡み合った議論では、議論の観点を細分化して整理していくことで、1つ1つに焦点を絞って議論することができるようになり、結論を見出しやすくなるのです。

まとめ

今回は、議論を整理し、結論へとスムーズに導くための考え方を紹介しました。よく「議論を整理しましょう」といいますが、具体的には上記のように、「細かく分ける」ということが1つの手段として有効です。司会は、議論の状況をよく観察して、適切に交通整理ができるようにしましょう。