会議の挨拶はどうすればいい? 例文付きで解説します!

会議の進め方
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会議の進行を初めて任されたとき、オープニングの挨拶をどのようにしたらいいのか悩んでしまいますよね。以前、会議のオープニングのポイントについて解説しましたが、今回はそれをさらに具体的な挨拶にして紹介したいと思います。

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会議のオープニングの挨拶はこうしよう

以前の記事では、会議のオープニングで、「目的・ゴールの確認」「時間配分の確認」「グランドルールの確認」などが必要であることをお伝えしました。これらを具体的な例文付きで考えていきましょう。

ここでは、やや形式張った会議の場合の例文をご紹介します。カジュアルな会議では、一部省略したり、カジュアルな言い方に変えるとよいでしょう。

前置き

それでは定刻になりましたので、会議を始めたいと思います。

(遅刻者がいる場合①:○○さんがまだお見えではありませんが、定刻ですので始めたいと思います。)

(遅刻者がいる場合②:それでは定刻になりましたので、会議を始めたいと思います。○○さんがいらしていませんが、前の会議があって30分後からの参加とのことです。)

皆さまお忙しいところお集まりいただきありがとうございます。本日司会をつとめさせていただきます○○課の○○と申します。不慣れではありますが、どうぞよろしくお願いします。

切り出しは「定刻になりましたので」が定番です。遅刻者いる場合には、他の参加者が「あれ?○○さんは?」とならないように、軽く触れておきましょう。

そして「お忙しいところありがとうございます」のような気遣いの言葉を入れると、それらしくなります。

会議の目的・ゴールの確認

本日の会議ですが、前回の会議に引き続きまして、○○について議論を行いたいと思います。お手元にありますアジェンダをご覧ください。本日の目的は○○です。ゴールとしては○○としていますので、○○についての結論を出すところまで進めたいと思います。

ここでは特に会議のゴールについて強調しておきます。ゴールについて詳しくはこちらの記事をご覧ください。

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議題と時間配分の確認

具体的な議題ですが、アジェンダにある3つになります。2つ目の議題に時間を使いたいと思いますので、1つ目と2つ目は端的にできればと思います。

ここでは、時間配分についてしっかりと確認し、特に、端的に進める部分を強調しておきます。そうすると参加者は「あ、さっき、ここはサクサク進めるって言ってたから、早く終わらせなきゃ」というような意識をもつことができます。

グランドルールの確認

こちらのホワイトボードに会議のルールを掲示しています。特に今日は、結論を出していく会議ですので、「反対をするときには代案を出す」を大事にしていければと思います。

ルールがいつもと同様である場合は、この部分は省略してもよいでしょう。

議題

それでは早速議題に入りたいと思います。1つ目ですが~

ここで議題に入ります。議題の説明があまり長くなりすぎないようにしましょう。

会議の締めの挨拶はこうしよう!

さて今度は、会議の終わりの部分の挨拶を考えてみましょう。

結論の確認

それでは、本日決まったことを確認したいと思います。議題1については~

今日の会議で決まったことを確認します。参加者間で認識のずれがある場合には、再度議論して確認します。

締めの挨拶

これで本日の議題はすべて終了になります。長時間ご参加いただきましてありがとうございました。皆さまのご協力のおかげで、充実した議論ができたのではないかと思います。次回の会議は○月○日になりますので、引き続きよろしくお願いします。

ここでも、「皆さまのご協力のおかげで」のような、感謝の言葉を入れるとそれらしくなります。

挨拶は短めにしよう

会議のオープニングの挨拶は端的に行うようにしましょう。長くなれば会議の時間が短くなってしまうということもありますが、一番問題なのは、司会がしゃべりすぎると、参加者がどんどん引いてしまうということです。端的にサクッと終わらせて、どんどん議題に入っていきましょう。

締めの挨拶も端的にしましょう。「やっと会議が終わった」と、疲労感のある参加者に対して、長々と締めの挨拶をしても、印象が悪いだけです。

まとめ

いかがでしたか。中堅の社員の方であれば当然の内容だったかもしれませんが、若手の方にとっては、このような例が役に立つ場合も多いのではないでしょうか。この例をベースにアレンジを加えて、それぞれの会議に適した挨拶をつくってみましょう。