会議室の机、どのように使っていますか？ 机のレイアウト次第で会議の雰囲気は大きく変わります。普段のレイアウトを見直して、ひと工夫してみましょう。
レイアウトは会議参加者の心理的距離を変える
学校の授業のように、議長や司会者が前にいて、その他の参加者がみんな前を向いているようなレイアウトのとき、意見を言うのにはかなりの勇気を必要とするでしょう。議長や司会者との物理的距離が遠いだけでなく、自分の前にいくつも机や人がいることで、心理的な障壁も生んでいるのです。
議長や司会者から遠くにいる人は、大きな声を出さなければいけませんし、発言する前に「よろしいですか？」と手をあげなければいけないこともあるでしょう。一方で、議長のすぐ近くにいる人は、前置きも必要なく、つぶやき程度の声の大きさで意見を言うこと可能です。こうなると、発言する人にも偏りが生まれてしまいます。
このように、会議室の机のレイアウトは、参加者の物理的・心理的距離を変え、意見の言いやすさを変え、会議全体の雰囲気を大きく変えるのです。
会議を活性化するレイアウトの工夫4選
ロの字や円形にする
会議を活性化するという観点からは、ロの字型や円形のレイアウトが効果的です。教室型レイアウトと異なり、参加者どうしの序列関係が見えづらく、心理的距離を対等に近づけることができるからです。
ロの字型や円形にレイアウトにする場合も、いくつか工夫を加えるとなお効果的です。例えば、できるだけロの字や円形を小さくするようにレイアウトすると、他の参加者との距離が縮まり、発言がしやすくなります。ロの字の間を空白にするのではなく、机を入れて地続きにするのも、参加者どうしの心理的距離を縮めるのに有効です。
分割する
ロの字や円形レイアウトの問題点は、人数が多い場合に広い面積が必要となり、参加者どうしの距離が広がってしまうことです。
そうした場合、ロの字や円形を複数つくって、小さなグループをつくることが有効です。グループごとにディスカッションを行い、それを発表しながら議論をまとめていく形にするのです。
そもそも人数が多い会議というのは、必然的に1人1人の発言の回数、時間が減るものです。やむを得ない場合もありますが、それでは参加者の参加意識を高めることは難しいでしょう。短時間でもグループディスカッションの時間を取り入れることで、「自分も議論に参加している」という意識をもたせることができるようになります。
机を使わない
机を使わずに椅子だけを並べる方法も参加者どうしの心理的距離を縮めるのに有効です。机によって遮られていた空間が地続きになるとともに、ややカジュアルな印象の会議になるため、より意見を言いやすい雰囲気にすることができます。
もちろんこの場合、資料などを置く机がありませんから、自由にアイデアを出す会議など、資料をあまり必要としない場合に用いることになります。小さな机付きの椅子がある場合は、少量の資料であれば、見ながら議論することも可能です。
なお、この場合も円はあまり大きくないほうがよいでしょう。椅子の間隔を狭くするなどして、円が小さめになるように工夫しましょう。
議長や司会が中央に座る
議長や司会の座席をあえて、上座にしないのも工夫のひとつです。一般的に、部屋の入り口から遠いところが上座となり、議長や司会が座りますが、あえて中央や入り口寄りに座ることで、序列の意識を和らげることができます。
また、細長い会議室などでは、上座と下座の距離が長くなってしまい、議長や司会が上座に座ると、下座の人が意見を言いづらくなります。そこで、議長や司会が部屋の中央辺りに座ることで、下座にいる参加者との距離を近づけることができ、発言がしやすくなります。
会議の目的に応じてレイアウトを考えよう
今回は、会議を活性化するためのレイアウトの工夫を紹介しました。レイアウトによって場の雰囲気を変えることができれば、発言を活性化させることにつながります。ぜひ上記のような工夫を取り入れてみてください。
ただし、最適な机のレイアウトは、その会議の目的によって変わります。冒頭では、学校の教室のようなレイアウトはあまり望ましくないように書きましたが、それも場合によっては効果的になります。例えば、大人数に対して情報を共有するための説明を行う場合には、適切な形式です。今回紹介した工夫に必ずしもとらわれず、会議の目的を十分に検討して、レイアウトを考えるようにしましょう。