会議の議事録の作成は、若手の社員に任されることが多いでしょう。しかし、入社したばかりの新入社員などは、議事録に何を書けばよいのか戸惑うことも少なくありません。今回は、議事録に盛り込むべき要素を紹介し、議事録作成の基本的な事柄がマスターできるようにします。
会議の議事録のイメージ
議事録に盛り込むべき内容やその書式については、会社や部署ごとにルールがある場合もあります。その場合は、それにならって作成したり、過去の議事録のデータを修正しながら作りましょう。
ここでは、一般的と思わる内容や書式で作った議事録のイメージを紹介します。
議事録に盛り込む内容
会議の名称、日時、場所
まず、基本的な情報として、その会議の名称と日時、場所を記載します。
名称については、アジェンダに記載してあるものをそのまま記載し、その後に「議事録」と付け加えます。「議事録」と付けない場合もあると思いますが、付け加えてあったほうが、ぱっと見て議事録と分かりやすくなります（アジェンダと見間違いにくくなります）。
日時については、実際の日時を記載します。アジェンダに記載された時刻と実際は異なることがありますが、実際の時刻を記載します。
参加者と欠席者
当日の参加者と欠席者を列挙します。序列が上の人から記載し、「○○部長」のように敬称も付け加えます。
欠席者も記載しておくと、後日会議の資料や議事録を渡すといったフォローをすべき人が明確になるので、必ず入れておきましょう。
主要な意見と結論、ToDo
それぞれの議題に沿って、会議中に出された主だった意見と、議題に対する結論を書きます。
結論だけを記載するスタイルもありますが、そうすると結論に至った理由が不明確になりがちで、続きの会議があった場合などに前回の議論の蒸し返しになるおそれがあります。会議中の意見をいくつかピックアップし、記載しておきましょう。
また、会議後に各自で作業すべきこと（ToDo）が決まることもあるので、それも明確に記載し、その後の業務に漏れが無いようにします。
なお、上記のサンプルのように意見と結論を順に書いていくスタイルではなく、結論だけを冒頭にまとめて書いて、その後に主な意見を書いていくスタイルもあります。書きやすい方法でよいですし、会社や部署で慣例になっているものがあれば、それに従いましょう。
次回の会議予定
次回の会議が決まっている場合は、日時や場所などを記載します。議題も決まっていれば記載しておくと、次回に向けた準備がしやすくなります。
議事録は端的に分かりやすく書こう
議事録の文章は、意見を要約して端的に書きましょう。発言者の発言をそのままダラダラと書くと、読みづらく、結局要点が何なのか分かりづらくなってしまいます。はじめはなかなか難しいと思いますが、経験を重ねることでだんだんと要約の仕方が分かってきます。根気強く頑張りましょう。
要約する際には、単に短くするだけでなく、他者が見たときに理解できるか「他者の目」を意識しましょう。特に、会議に参加していなかった人が初めて見たときに理解できるかどうか、しっかりと見直しをしましょう。
など、文体は「ですます調」ではなく「である調」にします。
まとめ
今回は、議事録作成の基本を見ていきました。議事録作成は簡単ではない作業ですが、これを行うことによって業務の内容を深く理解することができたり、ビジネス文書を作成する力をつけたりすることができ、若手の社員にとっては大切な仕事です。頑張って取り組みましょう。