社内でチームリーダーに昇進したり、プロジェクトのリーダーを任されたりすると、会議でも進行を任されることが多くなります。これまでは、参加者として、ある意味気楽に臨んでいた会議も、いざ自分が取り仕切るとなると、急にどうしていいか不安になるのではないでしょうか。そこで今回は、会議の進め方の基本となることを5つに絞ってご紹介します。詳細な記事を別途書いているものもありますので、あわせてお読みください！
会議の進め方の5つの基本
アジェンダをつくる
実際の会議を行う前に、まず「アジェンダ」をつくりましょう。
アジェンダとは、会議の目的や議題、時間配分などを記載した文書のこと。これをつくることで参加者と議題を共有でき、司会自身の頭の中を整理することができます。
特に、会議を進行することになれていない人は、まずアジェンダをつくることから始めましょう。また、ふだん会議をしていて、どうも議論が散漫になりがちという場合も、アジェンダをつくる・見直すことから始めましょう。アジェンダについての詳しい解説は、以下の記事で紹介しています。
会議の目的、ゴールを明確にする
アジェンダを作成するときには、会議で何を話し合うか（議題）を考えることになるでしょう。その際、議題だけではなく、その会議のゴールを考えるようにしましょう。その日の会議で、最終的に何が成果として生まれればよいのか、どこまで話し合うべきなのか、そうした最終形を決めておくのです。
これについても、以下の記事で詳しく紹介していますので、参考にしてみてください。
発言を促す
会議当日は、議論が活性化するように、参加者に発言を促しましょう。
特に、参加者の発言が一部の人に偏っているようなときには、「他の方はどうでしょうか。」と声をかけるようにしましょう。または、ある発言が出されたときに、その内容が別の参加者の担当分野であったりする場合には、「この件については、○○さんが詳しいと思いますが、いかがですか」などとふってもよいでしょう。
司会だからといって自分が発言していくのではなく、参加者から発言を引き出していくことが大切です。
結論を確認する
会議でありがちなのが、議論はしたけれども、どこかふわふわと抽象的で、結局何が決まったのかがよく分からないという状況。あるいは、上司など一部の人は納得しているけれど、他の参加者は結論について今ひとつ理解できていないという状況もありがちです。
そうしたときには、司会がしっかりと確認することが大切です。「結論としては○○ということでよいですか？」「今のお話は□□ということで合っていますか？」などと投げかけて、確認を行いましょう。全員がしっかり理解し、納得できる会議を目指しましょう。
議事録を作成する
会議が行われれば、議事録を作成するのは当たり前、という人もいると思いますが、実際には議事録が作られない会議も少なくありません。例えば、チームの少人数の打ち合わせなどでは、議事録を作らない場合もあるでしょう。
しかし、議事録は必ず作成すべきです。せっかく時間と労力をかけて行った会議なのですから、結論を明記して、その後の仕事につなげていくことが大切です。会議の規模によっては、簡単なメモ書き程度の議事録になっても構いませんから、必ず作成するようにしましょう。
まとめ
今回は、会議を進める上での基本を取り上げました。基本的なことに絞りましたので、当たり前のことが多かったかもしれませんが、はじめのうちはまずこれらの基本をおさえることから始めましょう。これらになれてきたら、少しずつさらに会議を効率化する手法を試していきましょう。