会議の進め方の基本とは? ー まずはこの5つのポイントから始めよう!

会議の進め方
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社内でチームリーダーに昇進したり、プロジェクトのリーダーを任されたりすると、会議でも進行を任されることが多くなります。これまでは、参加者として、ある意味気楽に臨んでいた会議も、いざ自分が取り仕切るとなると、急にどうしていいか不安になるのではないでしょうか。そこで今回は、会議の進め方の基本となることを5つに絞ってご紹介します。詳細な記事を別途書いているものもありますので、あわせてお読みください!

会議の進め方の5つの基本

アジェンダをつくる

実際の会議を行う前に、まず「アジェンダ」をつくりましょう。

アジェンダとは、会議の目的や議題、時間配分などを記載した文書のこと。これをつくることで参加者と議題を共有でき、司会自身の頭の中を整理することができます。

特に、会議を進行することになれていない人は、まずアジェンダをつくることから始めましょう。また、ふだん会議をしていて、どうも議論が散漫になりがちという場合も、アジェンダをつくる・見直すことから始めましょう。アジェンダについての詳しい解説は、以下の記事で紹介しています。

会議のアジェンダとは? - アジェンダの意味とつくる目的4点
会議をスムーズに進行するためには、進行役だけでなく、参加者全員が議題や目的、時間配分などを共有していることが大切です。そのために、会議のアジェンダをつくりましょう。アジェンダとは?アジェンダ(agenda)は、「重要事項」「...

会議の目的、ゴールを明確にする

アジェンダを作成するときには、会議で何を話し合うか(議題)を考えることになるでしょう。その際、議題だけではなく、その会議のゴールを考えるようにしましょう。その日の会議で、最終的に何が成果として生まれればよいのかどこまで話し合うべきなのか、そうした最終形を決めておくのです。

これについても、以下の記事で詳しく紹介していますので、参考にしてみてください。

会議を効率的に進めるために、会議の目的・ゴールを決めよう
「今日は何の会議だったんだろう?」「結局何が決まったんだろう?」会議が終わって、こんな感想をもったことはありませんか。せっかく時間をとって話し合ったのに、これではもったいないですね。今回は、会議を開く際の「目的」について考えてみま...

発言を促す

会議当日は、議論が活性化するように、参加者に発言を促しましょう

特に、参加者の発言が一部の人に偏っているようなときには、「他の方はどうでしょうか。」と声をかけるようにしましょう。または、ある発言が出されたときに、その内容が別の参加者の担当分野であったりする場合には、「この件については、○○さんが詳しいと思いますが、いかがですか」などとふってもよいでしょう。

司会だからといって自分が発言していくのではなく、参加者から発言を引き出していくことが大切です。

どう問いかければ発言を引き出せる? - 会議の司会が使う問いかけ例5パターン
会議がうまくいかないときの悩みの代表例が、「特定の人ばかりが発言していて、他の参加者は黙っている」というものではないでしょうか。みんなで意見を交換するからこそ会議の意味があるのに、それではただの独演会ですよね。今回は、そうしたときに、他の...

結論を確認する

会議でありがちなのが、議論はしたけれども、どこかふわふわと抽象的で、結局何が決まったのかがよく分からないという状況。あるいは、上司など一部の人は納得しているけれど、他の参加者は結論について今ひとつ理解できていないという状況もありがちです。

そうしたときには、司会がしっかりと確認することが大切です。「結論としては○○ということでよいですか?」「今のお話は□□ということで合っていますか?」などと投げかけて、確認を行いましょう。全員がしっかり理解し、納得できる会議を目指しましょう。

議事録を作成する

会議が行われれば、議事録を作成するのは当たり前、という人もいると思いますが、実際には議事録が作られない会議も少なくありません。例えば、チームの少人数の打ち合わせなどでは、議事録を作らない場合もあるでしょう。

しかし、議事録は必ず作成すべきです。せっかく時間と労力をかけて行った会議なのですから、結論を明記して、その後の仕事につなげていくことが大切です。会議の規模によっては、簡単なメモ書き程度の議事録になっても構いませんから、必ず作成するようにしましょう。

会議の議事録は作らないとダメ? - 議事録を作る目的とは?
会議が終われば、議事録を作るのが一般的。意外に時間がかかり、大変な作業ですが、議事録をしっかりと残すことは、会議の運営、その後の業務にとってとても重要です。今回は、議事録を作る目的について考えてみましょう。議題と結論を再確認し、共有す...
会議の議事録に書くべき内容とは? - 議事録の書き方の基本をマスターしよう
会議の議事録の作成は、若手の社員に任されることが多いでしょう。しかし、入社したばかりの新入社員などは、議事録に何を書けばよいのか戸惑うことも少なくありません。今回は、議事録に盛り込むべき要素を紹介し、議事録作成の基本的な事柄がマスターでき...

まとめ

今回は、会議を進める上での基本を取り上げました。基本的なことに絞りましたので、当たり前のことが多かったかもしれませんが、はじめのうちはまずこれらの基本をおさえることから始めましょう。これらになれてきたら、少しずつさらに会議を効率化する手法を試していきましょう。